Eine professionelle Inventarisierung listet jede Flasche einzeln: Produzent, Appellation/Lage, Jahrgang, Format (z. B. 0,75 l, Magnum), Füllstand (Ullage), Verschluss, Etikettenzustand, Serien- oder Lotnummern, Aufbewahrungsort und vorhandene Originalverpackung (z. B. Original-Holzkiste). Ergänzend gehören Kaufbelege, Auktionskataloge, Gutachtergutachten und Fotos (Etikett, Hals, Flaschenboden und Kapsel) zur Provenenzdokumentation. Für Spitzenweine wie Château Margaux, Château Lafite Rothschild, Domaine de la Romanée-Conti oder renommierte deutsche Weingüter empfiehlt sich zusätzlich die Erfassung von Kritikerbewertungen (z. B. Robert Parker / Wine Advocate, James Suckling, Vinous) und ein digitales Inventarformat (CSV/Excel oder spezialisiertes Weinkeller-Software), damit Käufer und Gutachter die Historie nachvollziehen können.